Gästeliste verwalten

EinladungenZuletzt aktualisiert: 2026-09-20

Der Gästelisten-Planer hält alles an einem Ort: wen Sie einladen, wie wahrscheinlich eine Zusage ist und ob Sie überhaupt noch Platz haben.

Zur Gästeliste gelangen

  • Gehen Sie zu Dashboard > Events

  • Öffnen Sie Ihre Veranstaltung

  • Wählen Sie den Reiter Gäste
  • Haushalte statt Einzelpersonen

    Mimentum organisiert Gäste in Haushalten. Ein Haushalt wird als Einheit eingeladen – ein Link, eine Rückmeldung. „Familie Garcia“ ist ein Haushalt mit vier Mitgliedern, „Tante Maria“ ein Haushalt mit einem.

    Das entspricht der Art, wie Sie tatsächlich einladen, und hält Ihre Zahlen ehrlich: Ein Haushalt mit vier Personen sind vier Plätze, auch wenn nur eine Person antwortet.

    Haushalt anlegen

  • Klicken Sie auf Haushalt hinzufügen

  • Geben Sie den Haushaltsnamen ein (z. B. „Familie Garcia“)

  • Fügen Sie Mitglieder hinzu – jedes Mitglied kann haben:

  • - Name
    - E-Mail (optional)
    - Telefon (optional)
    - Ernährungsbedürfnisse (optional)
    - Altersgruppe: Erwachsen, Kind oder Kleinkind
  • Markieren Sie ein Mitglied als Hauptkontakt

  • Optional: Seite, Priorität, Begleitpersonen, Adresse und Notizen

  • Klicken Sie auf Speichern
  • Ein Haushalt braucht mindestens ein Mitglied.

    Liste importieren

    Fügen Sie eine Liste ein oder laden Sie eine CSV hoch:

  • Klicken Sie auf Importieren

  • Fügen Sie Ihre Liste ein oder laden Sie eine CSV-/TSV-Datei hoch

  • Prüfen Sie die Vorschau

  • Klicken Sie auf Importieren
  • Format: Name, E-Mail, Anzahl – E-Mail und Anzahl sind optional.

    Jana & Jan Schmidt, schmidt@example.com, 2
    Tante Maria
    Familie Garcia, 4

    Jede Zeile wird zu einem Haushalt. Eine Kopfzeile mit „name“ oder „email“ wird automatisch erkannt, eine exportierte Tabelle funktioniert also meist unverändert. Duplikate (nach Name oder E-Mail) werden übersprungen. Bis zu 1.000 Zeilen pro Import.

    KI-Assistent

    Machen Sie aus unsortierten Notizen Haushalte:

  • Klicken Sie auf KI-Assistent

  • Aus Text hinzufügen – fügen Sie einen Chatverlauf oder eine grobe Liste ein oder tippen Sie einfach los. Die KI erkennt Haushalte und Personenzahlen

  • Duplikate finden – die KI markiert wahrscheinliche Doppeleinträge
  • Sie prüfen alles, bevor etwas gespeichert wird.

    Zum Ergänzen teilen

    Lassen Sie Familienmitglieder Gäste vorschlagen, ohne ihnen Zugriff auf Ihr Konto zu geben:

  • Klicken Sie auf Zum Ergänzen teilen

  • Erstellen Sie einen Freigabelink

  • Schicken Sie ihn an die Familie
  • Vorschläge landen als Unentschieden in Ihrer Liste, damit Sie sie prüfen können. Sie können den Link jederzeit widerrufen.

    Prioritäten

    Jeder Haushalt bekommt eine Priorität:

    PrioritätBedeutung
    MussNicht verhandelbar
    SollteEinladen, wenn Platz ist
    VielleichtNur bei ausreichend Platz
    UnentschiedenNoch nicht eingeordnet

    Die Prioritäten machen die Kapazitätsgrenze nutzbar: Setzen Sie ein Kapazitätsziel, und Mimentum zeigt Ihnen, welche Prioritätsstufen hineinpassen und wo Sie darüber liegen.

    Prioritäts-Berater

    Unsicher, wohin jemand gehört? Klicken Sie bei einem Haushalt auf Hilf mir entscheiden. Ein paar kurze Fragen ergeben einen Vorschlag – ob Sie ihn übernehmen, entscheiden Sie. Sie können die Beziehung in eigenen Worten beschreiben, die KI bezieht das mit ein.

    Über Berater kalibrieren bringen Sie ihm Ihre eigenen Prioritäten bei, damit die Vorschläge zu Ihrer Denkweise passen.

    Seiten

    Halten Sie fest, wessen Gast ein Haushalt ist:

  • Gemeinsam

  • Seite A (wird nach Ihren Gastgebernamen benannt)

  • Seite B
  • Die Seitenbalance zeigt, ob eine Seite die Liste dominiert.

    Begleitpersonen

    Begleitpersonen werden auf Haushaltsebene erfasst, optional mit Angabe, wie viele davon Kinder und wie viele Kleinkinder sind. Sie zählen zur Gesamtzahl.

    Der Planer hat vier Ansichten:

    AnsichtWofür
    ListeDie vollständige Tabelle – Suche, Filter, Massenaktionen
    BoardHaushalte per Drag-and-drop zwischen Prioritäten verschieben
    TriageEin Haushalt nach dem anderen, per Tastatur
    StatistikPersonenzahl, Prioritätsverteilung, Seitenbalance, Kosten

    Triage-Modus

    Die Triage führt Sie Haushalt für Haushalt durch die unentschiedenen Einträge. Drei Aufgaben:

  • In Prioritäten einsortieren – 1–4 drücken oder klicken

  • Teilnahme schätzen – wie weit reisen sie, kommen sie?

  • Wessen Gast? – auf einen Gastgeber ziehen oder 1, 2 oder 3 drücken
  • Überspringen Sie, was Sie nicht entscheiden können; übersprungene Haushalte werden für einen zweiten Durchgang gesammelt.

    Das Cockpit über Ihrer Liste zeigt:

  • Gesamtzahl der Personen über alle Haushalte

  • Prioritätsbalken mit Ihrer Kapazitätsgrenze

  • Ob Ihre Prioritätsstufen ins Kapazitätsziel passen und um wie viel Sie darüber liegen

  • Bestätigte Zusagen gegenüber geplanten Gästen

  • Kumulierte Kosten, während Sie sich durch die Prioritäten arbeiten
  • Setzen Sie ein Kapazitätsziel, um das zu aktivieren.

    Statusarten

    StatusBedeutung
    Nicht eingeladenAuf der Liste, Einladung nicht verschickt
    EingeladenEinladung verschickt
    GeöffnetGast hat die Einladung geöffnet
    Nimmt teilZugesagt
    AbgesagtKommt nicht

    Status ändern

    Im Aktionsmenü eines Haushalts:

  • Als eingeladen markieren / Als nicht eingeladen markieren

  • Als erinnert markieren

  • Einladungslink kopieren
  • Wählen Sie mehrere Haushalte über die Kontrollkästchen, um Priorität oder Seite in einem Zug zu setzen.

    Braucht Aufmerksamkeit

    Der Planer zeigt, was offen ist: wie viele noch einzuladen sind, wie viele noch nicht geantwortet haben und wie viele abgesagt haben.

    Haushalte zusammenführen

    Wenn dieselbe Familie zweimal auf der Liste steht:

  • Wählen Sie die Haushalte aus

  • Klicken Sie auf Zusammenführen

  • Wählen Sie, welcher bestehen bleibt – Mitglieder und Begleitpersonen der anderen ziehen dorthin um
  • Haushalt trennen

    Wenn Sie Personen zusammengefasst haben, die getrennt eingeladen werden sollen:

  • Öffnen Sie die Aktionen des Haushalts

  • Klicken Sie auf In neuen Haushalt trennen

  • Wählen Sie, wer abgetrennt wird
  • Zum Versenden verknüpfen Sie den Haushalt mit einer Einladung. Jeder Haushalt bekommt einen eigenen Einladungslink – kopieren Sie ihn im Aktionsmenü oder verschicken Sie ihn per E-Mail aus der Einladung heraus.

    Hat ein Haushalt noch keinen Einladungslink, fügen Sie ihn zuerst einer Einladung hinzu.

    FunktionFreeStarterProBusiness
    Gäste pro Einladung502001.000Unbegrenzt
    Teammitglieder0210Unbegrenzt

    Prioritäten, Seiten, Haushalte und der KI-Assistent sind nicht tarifabhängig begrenzt.

    Zu Beginn

  • Werfen Sie erst einmal alles hinein – per Import oder KI-Assistent, nicht von Hand tippen

  • Setzen Sie ein Kapazitätsziel, bevor Sie sortieren

  • Arbeiten Sie die Triage durch, um die Unentschiedenen zu leeren

  • Sortieren Sie die Prioritäten, bevor Sie etwas verschicken
  • Im laufenden Betrieb

  • Lassen Sie Haushalte als Einheit – teilen Sie sie nicht „nur wegen der E-Mail“

  • Nutzen Sie Als erinnert markieren, damit Sie wissen, wen Sie schon nachgefasst haben

  • Prüfen Sie die Seitenbalance früh, solange sie sich noch korrigieren lässt

  • Behalten Sie die Kapazitätsgrenze im Blick, wenn Rückmeldungen eintreffen – Absagen machen Plätze frei
  • Vor der Veranstaltung

  • Bestätigen Sie die Teilnehmerzahl in der Statistik

  • Prüfen Sie die Ernährungsbedürfnisse aller Mitglieder

  • Kontrollieren Sie die Adressen, falls Sie etwas per Post verschicken
  • Brauchst du weitere Hilfe?

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